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時(shí)間：2020年06月23日
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什么是工作流程?如何檢測(cè)工作流程是否有序
職場(chǎng)人忙忙碌碌，步伐匆匆，就像一臺(tái)盛滿信息的計(jì)算機(jī)，只管使用不顧清理：一會(huì)兒讓“電腦”打字，一會(huì)兒讓“電腦”統(tǒng)計(jì)，一會(huì)兒讓“電腦”存儲(chǔ)信息，一會(huì)兒“死機(jī)”，一會(huì)兒“開機(jī)”，一會(huì)兒再“死機(jī)”，一會(huì)兒又“重啟”，循環(huán)往復(fù)乃至“黑屏”。
工作要講求流程、布局和節(jié)奏。所以，工作之余我們要想一想，哪些工作無效?哪些環(huán)節(jié)沒想到?就像是世界上的所有鎖都有與之對(duì)應(yīng)的鑰匙一樣，問題與方法也是共存的，想要讓工作流程有序，必須找到最合適、最高效的工作方法。
流程不合理，效率成問題
什么是工作流程?
工作流程是指完成一項(xiàng)任務(wù)、一件事情或一項(xiàng)活動(dòng)從“開始”到“結(jié)束”必需的管理過程。這個(gè)全過程由一系列工作環(huán)節(jié)或步驟組成，相互之間有先后的順序，有明確的指向，這一指向就是工作的終極目標(biāo)。
火車站的檢票流程一般是“先進(jìn)后檢”，即旅客進(jìn)入候車廳等車，等到發(fā)車前15～30分鐘，各車次的檢票員才開始檢票。有多少個(gè)檢票口，就需要多少個(gè)檢票員，一般的候車廳都有七八個(gè)工作人員。后來，部分地區(qū)檢票的流程進(jìn)行了改進(jìn)，變?yōu)?ldquo;先檢后進(jìn)”，即候車廳只有一個(gè)檢票員，旅客要進(jìn)入候車廳，就必須先檢票。
□改進(jìn)火車站檢票流程有哪些好處?
√提高工作效率，一個(gè)人干多個(gè)人的工作，而且還比較輕松;
√避免擁擠，在候車時(shí)間就會(huì)提前分解人流，乘客依序檢票，避免了高峰時(shí)的擁擠狀況;
√節(jié)約成本，工作人員減少，成本自然降低。
相反，工作流程缺失，工作指向迷茫，難以實(shí)現(xiàn)有序工作，難以達(dá)成終極目標(biāo)。
流程不清晰，忙碌效率低
傳統(tǒng)制造業(yè)的操作工，通常在生產(chǎn)線的固定崗位上只負(fù)責(zé)生產(chǎn)流程中的一個(gè)環(huán)節(jié)，只操作一個(gè)對(duì)象，當(dāng)班中的每時(shí)每刻均不得離身，可謂流程不合理，忙碌效率低。而現(xiàn)代工廠中的整個(gè)生產(chǎn)流程全部實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，只需一個(gè)人照管全部生產(chǎn)線的各個(gè)環(huán)節(jié)。這便是流程優(yōu)化的效能和作用。
□流程的合理性在于：
√根據(jù)工作的難易程度、輕重緩急進(jìn)行具體安排，以提早交給各方合適人員來協(xié)同完成，保障更快更好地完成任務(wù)。
√通過高科技的輔助、專業(yè)化的分工、協(xié)同一致的工作，使原本比較復(fù)雜的一項(xiàng)工作變得環(huán)節(jié)清晰和分工有序。
√當(dāng)市場(chǎng)上消費(fèi)者需求變化很快時(shí)，流程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)執(zhí)行間隔時(shí)間越短，完成任務(wù)的效率就會(huì)越高。
世界零售商巨頭沃爾瑪在全球15個(gè)國家開設(shè)了8000多家商場(chǎng)，下設(shè)53個(gè)品牌，擁有員工210多萬人，每周光臨沃爾瑪?shù)念櫩途瓦_(dá)2億人次。沃爾瑪之所以做到全球擴(kuò)張而不亂套，有賴標(biāo)準(zhǔn)化、流程化管理的威力。流程化管理是規(guī)模生產(chǎn)和大型企業(yè)必備的管理手段。
□標(biāo)準(zhǔn)化、流程化管理的威力：
√按照這個(gè)流程，全球的沃爾瑪門店退換貨都不會(huì)亂套，都有專人負(fù)責(zé)，都可以考核。
√任何一個(gè)副總、高級(jí)客服經(jīng)理、服務(wù)臺(tái)員工離職都不會(huì)對(duì)沃爾瑪?shù)耐藫Q貨運(yùn)作產(chǎn)生負(fù)面影響。
流程不改善，工作進(jìn)度慢
流程應(yīng)該在持續(xù)實(shí)踐中不斷改進(jìn)，如果違背先后順序，工作將變得雜亂無章，最終要完成的任務(wù)也隨之成為難題。任何一項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)之間都存在著一種必然的先后順序關(guān)系。具體到一項(xiàng)工作或任務(wù)，需要依次采用哪些步驟，先后應(yīng)做哪些事情，只有建立清晰的流程意識(shí)，才可以從過去的經(jīng)驗(yàn)中得到啟示，確定目前最好的工作順序和步驟，照此進(jìn)行便可獲得圓滿的結(jié)果。
福特(Ford)汽車公司曾是美國三大汽車巨頭之一，但是到了20世紀(jì)80年代初，福特面臨著日本汽車企業(yè)低成本競(jìng)爭(zhēng)的巨大挑戰(zhàn)，因而想方設(shè)法削減管理費(fèi)用和各種行政開支。當(dāng)時(shí)僅在福特汽車公司的北美分公司，財(cái)務(wù)人員就超過500人。為了減少開支并把財(cái)務(wù)人員縮減為400人，福特公司決定對(duì)其公司與應(yīng)付賬款部門相關(guān)的整個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造。
他們第一次僅僅對(duì)采購部門的流程做了一點(diǎn)變動(dòng)，即采購部不直接向供貨商發(fā)送訂單，而改向付賬部送預(yù)購單，付賬部在收到預(yù)購單后，直接向供貨商發(fā)送訂貨單。初步的流程改革雖然簡(jiǎn)單，卻給多個(gè)部門帶來好處：核對(duì)的工作量大大減少，工作準(zhǔn)確度也大為提高，即使發(fā)現(xiàn)單據(jù)不符情況，調(diào)查只涉及采購部和物料部，不需要找供貨商。因此，這一步改革使付賬部的人員就減少了75%。
□把工作模塊化、流程化
√不斷對(duì)工作進(jìn)行分類和總結(jié)，試著將同類的工作模塊化、流程化。
√注意將工作模塊化、流程化的同時(shí)還要以“工作早一步，效率高一點(diǎn)”為原則，注意變通，靈活處理一些特殊情況。
文章摘抄于：《 工作早一步 》 作者：郭玉玲
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