及時了解項目進展，應(yīng)對風(fēng)險與變化

    及時了解項目進展，應(yīng)對風(fēng)險與變化

    監(jiān)管和控制的關(guān)鍵在于預(yù)見性，除了監(jiān)管你已經(jīng)設(shè)立的流程和體系，你還需要做好應(yīng)對變化的準備。雖然不能完全避免變化的發(fā)生，但你可以將它控制在合理范圍內(nèi)，項目范圍變化不僅能讓人抓狂，還可能導(dǎo)致項目的失敗。

    而這并不僅僅是提出變更的人的問題，一方面可能是項目成立之初就沒有明確項目范圍，另一方面項目經(jīng)理在沒有考慮后續(xù)工作之前就同意更改了。由于缺少基本參照物，項目經(jīng)理不能將所有的工作思考清楚，使之變成了一個對所有人開放的項目，隨時可能更改。

    項目經(jīng)理的管理方法有兩個極端：放手不管和細致入微。有些項目經(jīng)理對項目完全放手，讓團隊成員自行解決所有問題。我們曾見過有些項目經(jīng)理有意對項目放任不管，認為這是一種“嚴厲的愛護”，只有完全放手才能充分鍛煉團隊成員的能力。這種方法完全起不到任何作用，項目經(jīng)理需要對關(guān)鍵節(jié)點和整體進度給予一定的關(guān)注。一旦設(shè)定了清晰的預(yù)期，你需要隨時觀察進度以確保項目的成功。另一種極端是管理過于細致，破壞了團隊成員的主動性。還有一些人兩者兼顧——放手一段時間，當項目出現(xiàn)問題時突然沖出來救火，高效的項目經(jīng)理會定期監(jiān)控項目進展防止其陷入混亂。

    監(jiān)管和控制貫穿項目的每一個階段，為什么呢？因為如果我們遵從了其他項目的指導(dǎo)思想，就已經(jīng)在警惕地對項目進行監(jiān)控了，首先，在發(fā)起階段，我們了解主要利益相關(guān)方，保持信息暢通，并以此判斷項目進展；在規(guī)劃階段，我們監(jiān)控風(fēng)險，我們根據(jù)項目日程表，并根據(jù)時間表來監(jiān)控項目范圍。在執(zhí)行階段，我們使用團隊責(zé)任匯報會議來監(jiān)控團隊的表現(xiàn)和投入情況來控制時間表和工作質(zhì)量。

    如果我們順利地發(fā)起、規(guī)劃和執(zhí)行項目，監(jiān)管和控制就更容易開展了。